كل القرارات تعود إلى المسير
تنتظر الفرق قراراتك لتتقدم. ينبغي توضيح المسؤوليات والاعتمادات وما يمكن اتخاذه من قرارات في كل مستوى.
AIBS · المغرب
استشارات تنظيم وتحول الشركات في المغرب
هل يتطور نشاطك بينما لا تواكبه القرارات والمسؤوليات وطرق العمل؟ تساعدك AIBS على فهم نقاط التعطّل واختيار الأولويات وبناء خطة عمل يستطيع فريقك تنفيذها.
في أي حالات يمكننا مساعدتك؟
تتكرر نقاط التعطّل نفسها
تنتظر الملفات أو تضيع المعلومات أو يعيد عدة أشخاص العمل نفسه. تحتاج العملية إلى دراسة متكاملة.
يتوسع نشاطك
فريق جديد أو طلبات أكثر أو أدوات جديدة تجعل العادات السابقة أقل ملاءمة. تحتاج إلى ترتيب الأولويات بحسب الإمكانات المتاحة.
ما القرارات التي ينبغي أن يساعدك التشخيص على اتخاذها؟
يفحص التشخيص التنظيمي الأدوار والعمليات والمعلومات لتحديد ما يعطّل العمل. يُتفق على نطاقه ومخرجاته قبل بدء المهمة.
تشخيص مشترك
وصف لطريقة العمل الملاحظة ونقاط التعطّل والأسباب المحتملة المطلوب التحقّق منها، مدعوم بأمثلة من نشاطك.
خطة عمل مرتبة حسب الأولوية
إجراءات مرتبة بحسب فائدتها وقابليتها للتنفيذ وترابطها، مع مسؤولين وآجال يُتفق عليها وقرارات مطلوبة.
مؤشرات للمتابعة
مؤشرات محدودة مرتبطة بالمشكلة الأصلية ومصدر بيانات وموعد مراجعة لتعديل الإجراءات.
مثال: طلبات العملاء تبقى معلّقة
سيناريو توضيحي دون ادّعاء نتيجة لعميل: ينتقل طلب بين عدة أشخاص ولا يعرف أحد بوضوح من يتولى معالجته.
الملاحظة
إعادة تتبع مسار بعض الطلبات وتحديد مواضع انتظارها دون تعيين السبب قبل التحليل.
التنظيم
تحديد مسؤول لكل مرحلة والمعلومات المطلوب تمريرها ومسار الاعتماد، ثم تجربة هذا التنظيم ضمن نطاق محدود.
التحقّق
متابعة الطلبات دون مسؤول ووقت بدء المعالجة والأعمال المعادة لمعرفة ما تحسن وما يحتاج إلى تصحيح.
كيف تتم المواكبة؟
تحديد الموضوع
توضيح هدفك والفرق المعنية والمعلومات المتاحة وما سيجعل المهمة مفيدة.
فهم العمل الفعلي
التحدث مع المعنيين وتتبع ملفات ممثلة ودراسة المراحل والانتظار وانتقال المعلومات.
اتخاذ القرارات ومتابعتها
مناقشة الملاحظات معك واختيار أولوية أولى وتحديد دور AIBS في التنفيذ ضمن النطاق المتفق عليه.
على ماذا تعتمد ميزانية مهمة الاستشارة؟
تعتمد الميزانية على نطاق الدراسة والأشخاص المعنيين والبيانات المطلوب تحليلها والمواكبة المقررة بعد التشخيص.
- النطاق
- عملية محدّدة أو عدة أقسام، وعدد المواقع والأشخاص المطلوب لقاؤهم.
- التحليل
- الملاحظات والوثائق المتاحة والورشات اللازمة لفهم النتائج واعتمادها.
- التنفيذ
- عرض النتائج فقط أو المساعدة في بدء الإجراءات أو متابعة منتظمة، مع التمييز بينها في العرض.
أسئلتك حول الاستشارة
هل يجب أن نعرف سبب المشكلة مسبقاً؟
لا. صِف الصعوبات وقدّم أمثلة. يساعد التشخيص على التمييز بين الأعراض والأسباب المحتملة والنقاط المطلوب التحقّق منها قبل القرار.
ماذا نتسلّم في نهاية التشخيص؟
يحدّد العرض المخرجات: الملاحظات وتمثيل العمليات عند الحاجة والأولويات وخطة العمل والمؤشرات. يُتفق على الصيغة ومستوى التفصيل قبل المهمة.
هل تشمل الاستشارة التنفيذ؟
يمكن أن تشمله إذا كان مقرراً ضمن النطاق. نحدّد معاً الإجراءات الموكلة إلى AIBS وتلك التي تتولاها فرقك ونقاط الاعتماد.
هل علينا تغيير برامجنا؟
ليس بالضرورة. قد تُعالج مشكلة في الأدوار أو الاعتماد أو طريقة العمل بالأدوات الحالية. يُدرس التطوير الرقمي عندما يلبي حاجة محدّدة.
كم من الوقت يحتاج فريقنا لتخصيصه للمهمة؟
يعتمد ذلك على الموضوع والأشخاص المعنيين. نوضّح المقابلات والوثائق والورشات والجدول قبل البدء.
كيف نقيم فائدة المواكبة؟
اختاروا معايير مرتبطة بالمشكلة الأصلية ولاحظوا تطورها: ملفات معلّقة أو عمل معاد أو تأخير أو وضوح المسؤوليات. تعتمد النتائج أيضاً على التنفيذ؛ ولا يُضمن مكسب رقمي محدّد.
ما الذي يعطّل تنظيم شركتك اليوم؟
قدّم نشاطك وصعوبة متكررة والأشخاص المعنيين. يمكننا تحديد موضوع الدراسة معاً.